オフィス移転で200万円損した私が見つけた「最後の切り札」〜コスト削減と業務効率化を同時に実現する驚きの方法〜

「契約書を見た瞬間、血の気が引いた。」

2023年3月、私は会社のオフィス移転プロジェクトを任された。50名規模の企業で、渋谷から六本木への移転。予算は500万円。余裕だと思っていた。

しかし、最終的な請求額は702万円。予算オーバー202万円。この失敗が、私をオフィス移転の「沼」に引きずり込んだ。

なぜ200万円も予算オーバーしたのか

原因は単純だった。「複数業者への個別発注」という致命的なミス。

• 引越し業者A社：180万円
• 内装工事B社：220万円
• 電気・LAN工事C社：85万円
• 原状回復工事D社：150万円
• 産廃処理E社：67万円

各社の「諸経費」「現場管理費」が重複し、スケジュール調整の遅れで追加料金が発生。さらに、業者間の連携不足で二度手間が続出した。

2度目の移転で出会った「オフィス移転おまかせドットコム」

2024年、再び移転プロジェクトを任された私は、前回の失敗を繰り返すまいと必死に情報収集した。そこで見つけたのが「オフィス移転おまかせドットコム」だった。

最初は「どうせ他と同じだろう」と疑っていた。しかし、初回の電話相談で担当者が言った一言が私の考えを変えた。

「複数業者に発注すると、諸経費だけで100万円以上無駄になりますよ」

まさに私が経験した失敗そのものだった。

実際に利用して分かった5つの真実

1. 本当に「ワンストップ」だった

正直、ワンストップサービスを謳う業者は多い。でも実際は「提携業者を紹介するだけ」というケースがほとんど。しかし、オフィス移転おまかせドットコムは違った。

担当者の田中さん（仮名）一人が、全ての工程を把握し、管理していた。私が連絡するのは田中さんだけ。これが想像以上に楽だった。

2. 料金の透明性に驚いた

見積書を見て驚いた。A4用紙1枚に全てが記載されていた。前回の移転では、各業者から合計30ページ以上の見積書が届き、内容を理解するだけで丸一日かかった。

オフィス移転おまかせドットコムの見積書は：

• 基本料金：150万円
• オプション工事：80万円
• 諸経費：15万円（一括）
• 合計：245万円（税別）

シンプルすぎて逆に不安になったほどだ。

3. 廃棄物買取サービスの衝撃

「御社の古いパソコンラック、買い取らせていただけませんか？」

移転準備中、田中さんから unexpected な提案があった。不用品として処分予定だった什器類を35万円で買い取ってくれたのだ。

前回の移転では、産廃処理に67万円払った。今回は逆に35万円受け取った。この差額102万円は大きい。

4. 専門スタッフの実力

サーバールームの移設は特に神経を使う作業だ。前回は、引越し業者がサーバーラックを横倒しにして運ぼうとして、IT担当者が激怒する事件があった。

今回は専門スタッフ2名が担当。彼らは：

• 事前に機器の型番を全て記録
• 配線の写真を詳細に撮影
• 専用の耐震梱包材を使用
• 移設後の動作確認まで実施

IT担当者も「プロの仕事だ」と感心していた。

5. 土日・夜間対応の柔軟性

うちの会社は金曜日が繁忙日。どうしても土日に引越したかった。多くの業者は「土日は割増料金50%」と言ってきたが、オフィス移転おまかせドットコムは追加料金なしだった。

金曜日の19時に旧オフィスを出て、月曜日の朝8時には新オフィスで通常業務開始。この smooth な移行は感動的だった。

他社との比較で見えた真実

公平を期すため、今回も他社の見積もりを取った。以下が比較表だ：

数字は嘘をつかない。実質負担額で最大360万円の差が出た。

利用して感じたデメリット

完璧なサービスは存在しない。オフィス移転おまかせドットコムにもデメリットはあった：

1. 知名度の低さ

社内で「オフィス移転おまかせドットコムに頼もうと思う」と言ったとき、誰も知らなかった。「大手の方が安心では？」という声も多かった。実績を説明するのに時間がかかった。

2. 営業所の少なさ

大手と違い、全国に営業所があるわけではない。地方都市への移転の場合、対応可能か事前確認が必要だ。（ただし「全国対応」を謳っているので、多くの地域はカバーしているようだ）

3. 繁忙期の予約困難

3月の繁忙期、2週間前に問い合わせたら「予約がいっぱい」と言われた。人気があるということだろうが、早めの予約が必須だ。

実際の移転スケジュールと作業内容

参考までに、私たちの移転スケジュールを公開する：

【2ヶ月前】初回相談・現地調査

• 電話相談（30分）
• 現地調査（旧オフィス：1時間、新オフィス：1.5時間）
• レイアウト案の作成

【1.5ヶ月前】見積もり・契約

• 詳細見積もり受領（相談から3営業日）
• 契約締結
• 什器リストの作成開始

【1ヶ月前】詳細計画

• 移転スケジュール確定
• 新オフィスのレイアウト最終決定
• 廃棄物の選定（買取査定含む）

【2週間前】最終準備

• 梱包資材の配送
• 社員への説明会実施（オンライン）
• IT機器のバックアップ

【移転当日】土曜日

• 8:00 作業開始
• 12:00 旧オフィス搬出完了
• 14:00 新オフィス搬入開始
• 18:00 主要機器設置完了

【移転翌日】日曜日

• 9:00 細かい配置調整
• 13:00 ネットワーク接続確認
• 15:00 動作テスト
• 17:00 作業完了

特筆すべきは、全工程で遅延がゼロだったこと。これは前回の移転では考えられなかった。

原状回復工事の意外な落とし穴

オフィス移転で最も nerve-wracking なのが原状回復工事だ。前回の移転では、管理会社から「壁の傷」「床の汚れ」など細かい指摘を受け、追加で80万円請求された。

今回、オフィス移転おまかせドットコムの担当者は違った。

「管理会社との事前交渉、私たちがやりますよ」

結果、原状回復費用は当初見積もりの範囲内で収まった。理由を聞くと：

• 移転前に管理会社と詳細な確認
• 必要最小限の工事範囲を交渉
• 工事仕様の明確化
• 完了検査への立ち会い

この「交渉力」は個人では真似できない。

社員の反応が予想外だった

移転後、社員にアンケートを実施した。結果が興味深い：

「今回の移転、ストレスを感じましたか？」

• 全く感じなかった：65%
• 少し感じた：30%
• かなり感じた：5%

前回の移転では「かなり感じた」が45%だった。この差は大きい。

特に評価が高かったのは：

• 「月曜朝から普通に仕事ができた」（営業部）
• 「PCの配線が完璧だった」（開発部）
• 「私物の梱包が楽だった」（総務部）

コスト削減の内訳を詳しく分析

最終的な費用を前回移転と比較してみた：

492万円の削減。これが現実だ。

トラブル対応力を試す機会があった

移転2日前、予期せぬトラブルが発生した。新オフィスの電気容量が不足していることが判明したのだ。

通常なら：

• 電気工事業者に連絡
• 見積もり待ち（2-3日）
• 工事日程調整
• 移転延期の可能性

しかし、田中さんの対応は素早かった。

「今から現場確認します。2時間ください」

その日の夕方には：

• 臨時の電源工事手配完了
• 移転当日朝一番で工事実施
• 追加費用15万円（通常の半額以下）

この機動力は、ワンストップサービスならではだろう。

1年後の今、振り返って思うこと

オフィス移転から1年が経過した。今でも思い出すのは、移転後の月曜朝の光景だ。

社員が普通に出社し、普通に仕事を始めた。まるで金曜日の続きのように。これこそが「プロの仕事」だと実感した。

最近、同業他社の社長から「オフィス移転、どこに頼んだ？」と聞かれることが増えた。私は迷わず答える。

「オフィス移転おまかせドットコム。でも2ヶ月前には予約してね」

オフィス移転は、企業にとって大きなプロジェクトだ。失敗すれば業務に支障が出るし、コストも膨らむ。

私は200万円の授業料を払って学んだ。「餅は餅屋」という言葉の重みを。

もしあなたがオフィス移転を控えているなら、一度相談してみる価値はある。少なくとも見積もりは無料だ。

ただし、繁忙期（3月、9月）は本当に予約が取りにくい。早めの行動をおすすめする。

※本記事は実際の利用体験に基づいて作成されています。
サービス内容は2024年時点のものです。最新情報は公式サイトでご確認ください。